Hoe weer verder na zo lang thuiswerken?
Thuiswerken is voorlopig nog niet van de baan. Sinds de toename van het aantal besmettingen (cijfers september 2020), is het advies van het kabinet om zoveel mogelijk thuis te werken, tenzij dit echt niet anders kan. Een drukke periode voor HR.
Uitbetalen van reiskosten nu thuiswerken de standaard is
Werkgevers mogen de vaste reiskostenvergoeding onbelast blijven doorbetalen zolang de coronamaatregelen gelden. Het kan zijn dat je de reiskosten op normale wijze hebt doorbetaald. Maar houd er rekening mee dat je niet verplicht bent om dit te doen. Een werknemer die 3 dagen in plaats van 5 dagen naar kantoor gaat, kan/mag dus drie vijfde van de reiskosten ontvangen.
Let op!
Informeer de werknemers over de reiskosten tijdens deze periode en welke stappen je neemt. Een transparante communicatie is belangrijk en zorgt wellicht voor meer begrip bij de werknemers als je de reiskosten stopzet.
Maak duidelijk afspraken omtrent het thuiswerken
Is het voor werknemers niet gebruikelijk om thuis te werken? Maak dan afspraken en neem die op in een tijdelijke thuiswerkregeling of die je bevestigt in een e-mail aan de werknemers. Stel bijvoorbeeld dat het vele thuiswerken een tijdelijke oplossing door het coronavirus en dat de werknemer hieraan geen rechten kan ontlenen. Geef mee hoe om te gaan met onkostenvergoedingen gedurende het thuiswerken. Deel tot slot mee dat de werknemer verplicht is de arboregels (zoveel mogelijk) na te leven en deel welke dit zijn.
Tip: Hoe gaan andere organisaties om met thuiswerken? Lees het in ons benchmarkonderzoek, uitgevoerd onder meer dan 800 HR-professionals.
Let op!
Ook bij werknemers waar thuiswerken gebruikelijk is, kan het verstandig zijn tijdelijk afspraken buiten de reguliere afspraken om te bevestigen of op te nemen in een tijdelijke aanvullende thuiswerkregeling.
Zorg voor een juiste thuiswerkomgeving
De werkgever draagt zorg voor en voert beleid dat is gericht op goede arbeidsomstandigheden. Hieronder valt ook thuiswerken, dus moet een thuiswerkplek aan bepaalde eisen voldoen.
- De werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen. XpertHR heeft een checklist gemaakt met alle geldende arboregels. Handig om als HR met werknemers te delen, want ook zij zijn daar verantwoordelijk voor.
- De werknemer heeft hiervoor een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel tot zijn beschikking.
- De werkruimte heeft de middelen voor de juiste (kunst)verlichting.
- Vraag de werknemer te werken aan een kantoorwerkplek met een instelbare stoel en een instelbaar bureau.
- Staat de verstelbare stoel bij de eettafel? Vraag de werknemer dan de armsteunen zo in te stellen dat deze dezelfde hoogte hebben als de tafel, maar uiteraard nog wel een ontspannen steun geven.
- Vraag of de voeten kunnen worden ondersteund door daar iets onder te plaatsen.
- Heeft de werknemer geen instelbare stoel of een instelbaar bureau? Laat de werknemer de stoel dan verhogen.
- Heeft de werknemer veel telefonisch contact? Adviseer de werknemer dan gebruik te laten maken van een koptelefoon.
- Adviseer de werknemer om tijdens het werken zitten en staan om het halfuur af te wisselen.
Let op!
Houd er rekening mee dat de kosten van een veilige en gezonde werkplek voor rekening van de werkgever komen. Stel eventueel bedrijfsmiddelen ter beschikking om bij werknemers een juiste thuiswerkplek te creëren.
Let op!
Veelvuldig thuiswerken kan werknemers een geïsoleerd en ongestructureerd gevoel geven. Blijf contact onderhouden met je werknemers. Organiseer bijvoorbeeld een videogesprek met meerdere werknemers om het teamgevoel vast te houden.
Tip: meer artikelen over thuiswerken en corona vind je op onze speciale themapagina corona & HR.
XpertHR: jouw kennispartner in HR-vraagstukken
Altijd snel en betrouwbaar antwoord op al je HR-vragen? Met XpertHR optimaliseer je jouw werkproces met kennisdocumenten, praktische tools, praktijkcases, checklists, voorbeelddocumenten en meer. Met alle informatie op één plek ben je altijd up-to-date. Benieuwd wat XpertHR voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag gratis en vrijblijvend een demo aan.
