HR-manager Lilian Seegers van ISAAC, een Eindhovens it-bedrijf dat is gespecialiseerd in digitale dienstverlening, kreeg laatst de vraag van een medewerker: ‘Krijgen wij ook een training Feedback vragen? Een teken dat de inspanningen om het beoordelen anders aan te pakken resultaat hebben. ISAAC telt ruim 140 medewerkers, voor het merendeel hoogopgeleid. De HR-afdeling bestaat uit Lilian Seegers (40) en een recruiter.
Wanneer ben je voor het laatst beoordeeld?
‘Dat was in december 2018. Buiten het functionerings- en beoordelingsgesprek had ik nooit overleg over mijn ontwikkeling of persoonlijke doelen met mijn leidinggevende. Met het bedrijf wilde we toe naar een manier waarop frequenter werd stilgestaan bij persoonlijke ontwikkeling. In 2019 zijn we begonnen met het digitale HR-instrument Treams dat helpt bij het vragen en geven van 360 graden feedback. Verder zijn er het hele jaar door minimaal twee voortgangsgesprekken. We vragen medewerkers om maximaal drie doelen te formuleren. Niet te groot, maar behapbaar en meetbaar, zodat ze halverwege het jaar al een succesje kunnen vieren. Voor de een is deze vraag lastiger dan voor de ander, maar in één jaar tijd zijn we al ver gekomen.’
Waren medewerkers gewend om feedback te vragen?
‘Nee, we hebben een externe trainer, Axelle de Roy, gevraagd om daar aandacht aan te besteden in een training voor onze senioren. Zij leerden daar hoe zij junioren of nieuwe medewerkers konden begeleiden in hun technische ontwikkeling. Als je zelf vraagt om feedback, sta je meer open voor reacties. Je wordt niet overvallen, dus kun je rustiger reageren. Het helpt dan om zo concreet mogelijk vragen te stellen. Dus niet: ‘Hoe vond je mijn presentatie?’, maar: ‘Hoe vond je me voor de groep staan?’ en: ‘Waar had je het meest aan?’ In het voorjaar van 2020 geeft Axelle de Roy voor de tweede keer een workshop. De eerste is goed ontvangen.’
Is de omslag naar het nieuwe beoordelen makkelijk gegaan?
‘Die heeft weinig stof doen opwaaien, al moesten sommige medewerkers er wel aan wennen. Ik heb een afstudeerder gevraagd onderzoek naar de feedbackcultuur te doen. Daaruit bleek dat collega’s elkaar, soms onbewust, spaarden. Ook waren ze niet gewend elkaar aan te spreken als ze ergens niet tevreden over waren.’
Hoe is dat nu?
‘De tendens is dat medewerkers en leidinggevenden eerder bespreekbaar maken wat niet goed loopt – en op een betere manier. Ze geven meer vanuit zichzelf aan wat hen stoort dan dat ze een ander bekritiseren. Tijdens informatiesessies over feedback voor leidinggevenden heb ik een aantal methoden van feedback geven besproken. Om mensen te motiveren is het ook belangrijk om complimenten te geven. Daarnaast hebben medewerkers de mogelijkheid om via Treams feedback te vragen.’
Zien jullie al resultaten?
‘Ik kan de inhoud van de online feedback niet zien, maar wel hoe vaak mensen erom vragen, wie de feedback geven en of het complimenten zijn. Sinds de introductie van dit HR-instrument zijn er in 2019 137 complimenten uitgedeeld, 21 medewerkers vragen regelmatig feedback en 20 mensen geven vaak positieve feedback. Er zijn ook mensen die liever rechtstreeks in gesprek gaan. Dat is natuurlijk prima.’
Heb je een beeld van wie actief feedback vraagt of geeft?
‘Ik had gedacht dat jonge medewerkers eruit zouden springen, omdat ze het vak nog moeten leren. Maar ik zie een mix van leidinggevenden, dertigers, senioren en junioren die net van school komen. Jongeren krijgen tijdens hun studie wel al meer mee dat feedback erbij hoort dan oudere generaties.’
Zijn de beoordelingsgesprekken nu passé?
‘Wel in de oude vorm, ja. We hebben in december of januari nog een eindevaluatie, maar die weegt minder zwaar. Dat gesprek is ook minder eenrichtingsverkeer. Ik stuur van tevoren een lijst met vragen naar de medewerkers om over na te denken.
Wat staat er nog op de agenda?
‘Aan ontwikkeling en feedback blijven we aandacht geven. Dit doen we door in de aanloop naar de evaluatieronde informatiesessies en trainingen te geven.’
Heeft de nieuwe aanpak ook nadelen?
‘Nee, ik ben er juist enthousiast over. En ik merk dat meer aandacht voor persoonlijke ontwikkeling aanslaat en dat er meer complimenten worden gegeven. Op mijn bureau staat een doos met de feedback-kaarten van het bureau van Axelle de Roy. Daar pakken mensen er wel eens één uit. Dan krijgen ze bijvoorbeeld de vraag: ‘Met welke van mijn talenten kan ik je helpen?’ Die positieve benadering spreekt aan.’