Inventariseer de reiskostenvergoedingen en het reispatroon
Als de coulanceregeling voor de vaste reiskostenvergoeding afloopt, betekent dit dat je opnieuw moet inventariseren 1) welke werknemers een vaste reiskostenvergoeding ontvangen en 2) wat hun reispatroon zal zijn na de datum waarop de regeling afloopt. Aan de hand van dit overzicht moet je vervolgens bepalen a) welke werknemers nog in aanmerking komen voor de vaste reiskostenvergoeding en b) met welke werknemers andere afspraken moeten worden gemaakt.
Maak je per 1 juli (of eerder) andere afspraken met werknemers over de reiskostenvergoeding (bijvoorbeeld dat de werknemer de reizen per reis moet declareren), dan zal je een wijziging moeten vastleggen in het reiskostenreglement of de arbeidsovereenkomst. Ook moet je ervoor zorgen dat het feitelijk mogelijk is om nieuwe afspraken na te komen, bijvoorbeeld door een systeem te introduceren voor reiskostendeclaraties.
XpertHR stoom jou klaar voor veranderingen binnen het HR-vak en biedt daarbij o.a. checklists, webinars, kennisdocumenten en voorbeelddocumenten. Geïnteresseerd? Neem alvast een kijkje en maak het jezelf gemakkelijk!
Vaste reiskostenvergoeding tot 1 juli 2021
Hoe zit dit nu precies? Een werkgever kan verschillende afspraken maken over het vergoeden van reiskosten voor woon-werkverkeer of zakelijk verkeer. De werkgever kan bijvoorbeeld met de werknemer afspreken dat deze een vaste reiskostenvergoeding ontvangt, maar kan ook afspreken dat de werknemer reiskosten steeds per reis declareert. Die verschillende afspraken moeten arbeidsrechtelijk worden vastgelegd. Daarnaast gelden fiscale regels voor de belasting van de afgesproken reiskostenvergoeding.
De werkgever kan in bepaalde gevallen een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven; daarvoor gelden verschillende berekeningsmethodes, waarbij kort gezegd wordt gekeken naar het aantal dagen waarop of weken waarin een werknemer daadwerkelijk naar de werkplek of zakelijk reist.
Sinds maart 2020 hebben veel werknemers door de coronamaatregelen meer thuis gewerkt en veel minder gereisd. Door die verandering moesten werkgevers de vaste reiskostenvergoeding eigenlijk aanpassen of geheel of gedeeltelijk tot het loon rekenen. De regering heeft daarom geregeld dat geen gevolgen worden verbonden aan het gewijzigde reispatroon als gevolg van de coronacrisis. De vaste reiskostenvergoeding kan daardoor gewoon doorbetaald worden alsof er feitelijk niets is veranderd. Dit zal niet leiden tot loonheffing. Deze ‘coulanceregeling’ is een aantal keer verlengd, en loopt nu tot 1 juli 2021.
Lease-auto inleveren?
Sommige werknemers hebben een leaseauto om te gebruiken voor werk en in sommige gevallen ook voor privédoeleinden. Als door de coronacrisis de auto niet meer gebruikt wordt voor werk, kan het innemen van de auto veel kosten besparen. De vraag is of je deze arbeidsvoorwaarde zomaar mag wijzigen. Mag de werknemer de lease auto niet privé gebruiken? Dan kan de werkgever in beginseleisen dat de werknemer de auto inlevert. Is afgesproken dat de werknemer de auto privé wel mag gebruiken? Dan wordt de auto gezien als loon. In dat geval zal de werkgever een compensatie moeten betalen aan de werknemer als hij de auto inneemt.
Foto: Shutterstock
XpertHR: jouw kennispartner in HR-vraagstukken
Altijd snel en betrouwbaar antwoord op al je HR-vragen? Met XpertHR optimaliseer je jouw werkproces met kennisdocumenten, praktische tools, praktijkcases, checklists, voorbeelddocumenten en meer. Met alle informatie op één plek ben je altijd up-to-date. Benieuwd wat XpertHR voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag gratis en vrijblijvend een demo aan.
