Stel je voor dat je vacatureproces, met alle enthousiasme, niet aansluit bij je instroomproces? Uit onderzoek van Effectory blijkt dat bijna 1 op de 3 medewerkers binnen het eerste jaar de organisatie verlaat. Twintig procent van de nieuwe medewerkers vertrekt binnen 45 dagen en vijf procent na de eerste werkdag. Vaak is het instroomproces overgelaten aan de afdeling waar iemand gaat werken. En in de hectiek van alle dag wordt te weinig stilgestaan bij het belang van die eerste periode.
De eerste 90 dagen zijn cruciaal voor een nieuwe medewerker. Werkt iemand er nog na 90 dagen is de kans groot dat de nieuwe collega langere tijd in dienst blijft. Het risico dat mensen te snel hun baan verlaten hangt samen met het waarmaken van de verwachtingen die je wekt tijdens de werving, de recruitment. Als dit niet aansluit raak je de – met veel moeite geworven – medewerker weer kwijt. Daarbij moet je je realiseren dat het vervangen weer 50 tot 150% van het jaarsalaris kost. De moeite waard om hier zorgvuldig mee om te gaan.
Bekijk je vacatureproces
Maar voor dat je het instroomproces onder de loep neemt moet je een blik werpen op je vacatureproces. In de praktijk zie ik vaak dat de focus ligt op de arbeidsmarktbenadering en dat er veel aandacht is voor verbetering van de onboarding. Want daar ligt de sleutel tot het vinden en behouden van nieuwe medewerkers. Er gaat veel energie zitten in een prachtige vacaturetekst, geplaatst op de juiste media, waarin precies staat vermeld waarom de kandidaat moet gaan voor jouw organisatie.
Maar vervolgens belt de kandidaat en krijgt iemand aan de telefoon die eigenlijk geen tijd heeft voor vragen. Of het duurt veel te lang voor dat de sollicitant een uitnodiging krijgt, of de kandidaat twee gesprekken met verschillende mensen maar met dezelfde vragen, of mensen worden afgewezen op onpersoonlijke wijze. Het gebeurt helaas ook dat sollicitanten helemaal niets horen. Dat de kandidaat zelf ook selecteert ontgaat de selecteurs vaak.
Onlangs las ik in de updates van Aaltje Vincent, specialist in job- en candidatemarketing, van een organisatie die zich er goed van bewust was dat het wisselen van baan een levensveranderende ervaring is en daar scherp op inspeelde. In het gehele proces van vacature naar de eerste werkdag is veel te winnen. De basis van het vacatureproces is in veel organisatie onvoldoende op orde. Je kunt ermee beginnen te handelen zoals je zelf graag in een dergelijk traject behandeld wilt worden.
Hoe HR moet organiseren
- Zorg dat de collega die informatie moet verstrekken daar voldoende tijd voor heeft
- Zet de gespreksdata in de agenda’s van de selecteurs en communiceer deze data in je vacaturetekst
- Weet op welke criteria je gaat selecteren
- Verdeel de taken tijdens de gesprekken en zoek vooraf criteriumgerichte vragen uit
- Bedenk wat je wilt laten weten over de organisatie, sluit je informatie voldoende aan bij de werkelijkheid
- Plan tijd voor een eventueel assessment in
Kortom, verwacht je een vacature? Start dan niet met het schrijven van een geweldige advertentietekst, maar met de organisatie van het gehele vacatureproces. Wanneer het proces staat, kun je tot publicatie van je vacature over gaan. Zodra je deze basis op orde hebt, kun je vervolgen met de organisatie van het instroomproces. Zodat je kandidaten weet aan te trekken, te selecteren en te binden aan je organisatie! Dan zet je medewerkers in hun kracht en kun je hun enthousiasme gebruiken om opnieuw nieuwe collega’s aan te trekken.
Meer over werving en selectie van nieuwe werknemers lees je hier in XpertHR
